Fatturazione elettronica, l'importanza di termini e scadenze

La fattura elettronica è un documento informatico, in formato strutturato, trasmesso in modalità telematica al Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate e recapitato tramite lo stesso mezzo al soggetto destinatario.
Nella fattura elettronica, infatti, troviamo i dati fondamentali dell’operazione economica effettuata: i soggetti coinvolti, cioè emittente e destinatario, l’operazione compiuta, l’importo corrisposto o da corrispondere, il numero progressivo, l’importo dell’iva, la data dell’operazione e dell’emissione e, infine, la firma digitale. Pian piano la fattura elettronica è stata introdotta nel mondo dei contribuenti a partita Iva. Tale processo si è concluso il 1° gennaio 2024, quando l’emissione della fattura in formato elettronico è diventata obbligatoria anche per tutti i forfettari.

Viene redatta e compilata attraverso l’uso di un software e poi viene trasmessa direttamente al Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate che effettua un controllo formale e l’invio al destinatario. 
Nel caso in cui il destinatario sia una Pubblica Amministrazione si usa il codice univoco. Se i destinatari del documento non sono titolari di partita Iva e non hanno un indirizzo Pec, possono trovare la fattura elettronica nel loro cassetto fiscale.
 

La fattura elettronica si considera, infatti, emessa nel momento in cui viene inviata al Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate. La data di emissione può, dunque, differire da quella dell’avvenuta operazione, ma vi sono dei termini da rispettare per fare in modo che la fattura elettronica sia considerata regolare. La fattura elettronica, infatti, può essere immediata o differita

Per quanto riguarda i termini di invio della fattura immediata, l’emissione deve avvenire entro 12 giorni dal momento in cui è stata compiuta l’operazione. Per la fattura differita, invece, l’invio deve avvenire entro il giorno 15 del mese successivo rispetto a quello in cui si è conclusa l’operazione.

La possibilità della fattura differita è stata introdotta dal momento in cui diversi contribuenti hanno delegato il servizio di fatturazione elettronica. In essa, dunque, bisognerà indicare:
- data dell’operazione: cioè la data effettiva in cui è avvenuta l’operazione;
- data di emissione: cioè la data in cui c’è stata la trasmissione della fattura elettronica al sistema di Interscambio;
- nel campo “Data” della sezione “Dati Generali” del file della fattura elettronica si indica la data dell’operazione.

Come già detto, la fattura differita può essere utilizzata in casi particolari, quali:
- la cessione di un bene per cui la consegna o la spedizione è documentata tramite un documento di trasporto (DdT) o un documento analogo (con le caratteristiche stabilite dal D.P.R. n. 472/96);
- la prestazione di servizi individuabili attraverso documentazione idonea, effettuata nello stesso mese solare nei confronti dello stesso soggetto. Ad esempio le prestazioni a cadenza periodica.

La fattura anticipata è possibile solo nel momento in cui il pagamento del totale o di un acconto avviene prima della consegna del bene o della prestazione del servizio. In questo caso la fattura riporterà la data del pagamento e potrà essere emessa nei 12 giorni successivi, esattamente come la fattura ordinaria. La data, dunque, di decorrenza è quella indicata nel campo “data”, che corrisponde al giorno in cui l’operazione è stata effettuata.

Le sanzioni per la mancata emissione di fatture elettroniche o per il ritardo rispetto ai termini dell’emissione sono state modificate con l’entrata in vigore dal 1° settembre 2024 del decreto Sanzioni, decreto legislativo 87 del 2024. Questo prevede che, in caso di mancata emissione della fattura elettronica entro i termini previsti, si applica una sanzione amministrativa pari al 70% dell’imposta relativa all’imponibile non correttamente documentato o registrato nel corso dell’esercizio. L’importo minimo è di 300 euro. Nel caso in cui dalla mancata emissione della fattura non sia derivata una violazione di obblighi dichiarativi, ad esempio, nel caso dei forfettari che non presentano la dichiarazione Iva e versano solo l’imposta sostitutiva, si applica una sanzione da 250 euro a 2.000 euro.
Fortunatamente è possibile ottenere una riduzione della sanzione attraverso il ravvedimento operoso.